Du kender det sikkert: dine håndværkere har travlt og kommer kun sjældent på kontoret, og når de gør, er det kun for at hente varer og de glemmer derfor at aflevere timesedler og lister over vareforbrug. Det kan betyde, at håndværkerne i deres biler har timesedler og vareforbrug som aldrig når til kontoret. De bliver væk, ikke noteret eller kan ikke læses. Ja timeregistreringen ender måske aldrig i Business Central.
Det resulterer i forkerte fakturaer, der i nogle tilfælde sendes flere uger efter besøget. Og når kunden klager over forkert tidsforbrug, kan håndværkeren ikke huske hvor længe han var om opgaven. Hvornår siger du? Det er da flere uger siden. Det har nok taget ca. 4 timer, svarer håndværkeren. Men han skrev 6 timer, som kunden efterfølgende blev faktureret.
Hvis bare I kunne opsamle timerne direkte i økonomisystemet med det samme, så kunne du sende faktura med det samme!
Og det kan du. Med Timeregistrering fra IT-Effect kan medarbejderne, via deres smartphone, indrapportere både timeforbrug og fravær. De kan også indrapportere forbrug af materialer mens de står hos kunden.
Faktureringen? Den står kontoret fortsat for som de plejer.
Og hvad med lønnen? Hvis dine medarbejdere er timelønnede, så kan Timeregistrering også hjælpe med at danne et løngrundlag ud fra de timer, som medarbejderne har registreret.
Sådan fungerer Timeregistrering til Business Central helt overordnet
Timeregistrering fra IT-Effect er direkte integreret med Business Central. Det betyder, at vedligehold kun sker ét sted: i Business Central. Her vedligeholder du alt vedrørende dine kunder, sager, ressourcer og materialer. Og når timer og forbrug på Timeregistrering er registreret af medarbejderne og godkendt af projektlederne, så ligger de i en sagskladde i Business Central. Komplet med kostpriser fra sagen. De mangler faktisk bare at blive bogført, og så kan økonomiafdelingen sende faktura til kunden.
Timeregistrering kan ses som et værktøj til registrering, hvor alle de mange knapper, informationer og sider fra Business Central er erstattet af en brugervenlig hjemmeside hvor dine medarbejdere ét sted kan:
- få alle de oplysninger der er nødvendige for at de kan udføre deres arbejde
- registrere de oplysninger der er nødvendige for at sikre korrekt forbrug på deres opgaver
Og hvordan fungerer det så? Lad os sammen tage en tur rundt i Timeregistrering til Business Central fra IT-Effect som det ville tage sig ud hos en typisk dansk håndværker.
Sådan fungerer det for medarbejderen:
Via Timeregistrering finder dine medarbejdere den sag og opgave, som de af mester har fået af vide de skal arbejde på. Det sker typisk via deres mobiltelefon eller en tablet. Her ser du mobilvisning:
Nu behøver medarbejderne blot at indtaste det antal timer eller fra/til tid, som de har brugt på opgaven.
Hvis de skal registrere kilometer, kan brugerne få hjælp til at udregne kilometer via integration med Google Maps. Brugerne indtaster blot til og fra adresse eller vælger blandt de forslag til adresser, der vises ud fra de opgaver medarbejderen har den pågældende dag. Herefter regnes kilometerantal ud, og de kan overføres direkte til registreringen.
Materiale- og ressourceregistrering
Materiale- og ressourceregistrering er inklusiv i Timeregistrering og begge dele kan aktiveres individuelt per medarbejder, som søger efter varer og ressourcer direkte i Business Central.
På denne måde kan medarbejderne let registrere både søm, skruer og andre smådele samt almindelige varer som maling, døre og vandhaner. Hvis varen er i Business Central kan medarbejderen søge den frem. Medarbejderen kan også tilføje materialer kan tilføjes flere gange og han eller hun kan angive noter til materialerne, som selvfølgelig følger med hele vejen over på sagen i Business Central.
På samme måde foregår det med ressourcer, hvor håndværkerne naturligvis også registrerer brug af specialudstyr fra boremaskiner til skurvogne og alt derimellem – med noter.
Her ser du et eksempel på, hvordan medarbejderen har skrevet en noget om øget tidsforbrug:
Hvis medarbejderen er færdig med sin registrering, kan han bare godkende den. Ellers kan han gemme registreringen og afslutte den senere.
Har medarbejderen behov for at dokumentere via billeder, kan han via registreringen vedhæfte dem direkte til sagen i Business Central. Dette sker via Dokumenthåndtering fra IT-Effect, et særskilt produkt som fortjener sit eget blogindlæg. Så for nu nøjes vi med at sige, at billederne, når de er godkendt af Projektlederen, lægges på SharePoint hvor projektlederne til enhver tid kan finde dem igen.
Læs også casen: Hvordan kloakvirksomheden Peter Meyer sparer 300 timer om året alene på dokumenthåndtering >>
Sådan fungerer det for projektlederen
Når medarbejderen har godkendt sin registrering, så er det projektlederens tur. Projektlederen har et Godkenderpanel, hvor han har overblikket over alt det medarbejderne har registreret. Både timer, ressourcer og vareforbrug. Her kan projektlederen foretage justeringer inden det sendes til Business Central.
Projektlederen kan ændre alt ved registreringen – også skifte sag eller sagsopgavenummer hvis medarbejderen har ramt ved siden af. Projektlederen kan tilføje og fjerne vareforbrug, timer og ressourcer hvis han vil.
Projektlederen kan også afvise registreringen med en årsag. Hvis han gør det, sendes registreringen med årsag retur til medarbejderen. Derefter kan medarbejderen selv rette sine registreringer inden de ryger til godkendelse hos projektlederen igen.
Hvis det er nødvendigt, kan projektlederen via godkenderpanelet oprette registreringer for en medarbejder. Så hvis medarbejderen af en eller anden grund ikke kan oprette sine egne registreringer, kan projektlederen gøre det for ham – og efterfølgende godkende dem.
Sådan virker det for bogholderen
Hvis dit bogholderi er vant til at bogføre sagskladder i Business Central, så vil de med det samme kunne lide Timeregistrering til Business Central fra IT-Effect.
Som tidligere nævnt vedligeholdes alle sager, materialer og ressourcer i Business Central og Timeregistrering er dybest set et brugervenligt sted hvor medarbejdere og projektledere har afgrænset adgang til de dele af Business Central, de har brug for i marken.
Derfor er livet som bogholder med Timeregistrering meget nemt. Alt vedligehold sker i Business Central, som din bogholder er vant til at færdes i. Og når medarbejderne i marken har registreret og godkendt forbrug, så lander det i en helt almindelig Sagskladde i Business Central.
Når forbruget lægges i sagskladde, anvendes pris og rabatstrukturen fra Business Central, så eventuelle specialaftaler på priser overføres naturligvis til sagskladden, hvorfra den bare skal bogføres og så er forbruget registreret.
Tilbage er der nu kun at fakturere kunden.
Maiken Olesen, lønansvarlig hos P. Olesen, siger:
Jeg sparer i hvert fald 2 dage pr. måned på lønningsdelen. Jeg var overrasket over, hvor let det er at afvise en medarbejders timer og at de nu selv kan rette dem til. Det er meget lidt, jeg skal ”røre” ved alle timerne, før de er klar til løn. Det er helt perfekt!
Læs casen: Hvordan Maiken fra P. Olsen sparer minimum 2 dages arbejde pr. måned på at lave løn pga. digital timeregistrering >>
Avancerede funktioner til Timeregistrering i Business Central
Efter branchens ønsker, har vi udviklet en række avancerede funktioner til timeregistrering til Business Central.
Skjul sager, varer eller ressourcer for medarbejderne?
Nu hvor medarbejderne har fået adgang til hele Business Central, så har du måske et behov for at skjule nogle af dine sager, materialer eller ressourcer for dine medarbejdere?
Via de indbyggede dimensioner i Business Central kan alle søgninger i Timeregistrering afgrænses per medarbejder. Så ønsker du, at det kun er malerne som kan registrere forbrug af maling, så kan det via opsætning af dimensioner i Business Central virke ud af boksen.
Og så behøver du kun at vedligeholde dine data i Business Central.
Timeregistrering i Outlook
Anvender du Outlook til Windows kan du gøre de samme ting som i den almindelige Timeregistrering. Lettere kan det da ikke være.
Timer, materialer og ressourcer registreres på enkel vis i vores eget modul til Outlook, med noter og det hele. Og det er selvfølgelig integreret med Business Central, så du ikke skal vedligeholde data flere steder.
Hvad med nedbrud?
Og selvfølgelig kan vores Timeregistrering køre i perioder uden forbindelse til Business Central. Så hvis uheldet er ude eller der er planlagt nedetid, kan medarbejderne stadig registrere tid, materialer og ressourcer, og dine projektledere kan også godkende timer.
Mangler du noget?
Sidder du nu og tænker, at alt det her lyder da meget godt. Men hvad med funktion x, som er fuldstændig uundværlig i min virksomhed? Så giv os et kald på 8743 1000 og fortæl om det du mangler. Måske vi allerede understøtter den? Måske vi kan lave det? Måske du ønsker, at medarbejderne søger på varens EAN-nummer i stedet for varenummeret i Business Central? Den funktion har vi også. Timeregistreringen til Business Central er i konstant udvikling og produktet bliver løbende forbedret ud fra kundernes ønsker og behov.
Alt dette lyder vældig dyrt, og jeg har en lille virksomhed
Alt dette og mere til får du for bare 35 kr. per bruger per måned. Det svarer sådan ca. til 3 smurte rundstykker pr. mand.
Der er integration, og så er der integration
Til slut vil jeg gerne give dig et par kritiske spørgsmål, du kan stille potentielle leverandører der på en eller anden måde skal kommunikere med dit ERP-system.
Integration er efterhånden blevet et noget udvandet ord. ”Vi kan integrere med stort set alle ERP-systemer” står der måske. Det er godt – eller er det?
Husk at spørge HVORDAN denne integration foregår. Og så snart nogen begynder at snakke om import/eksport eller udlæsning/indlæsning af filer, så er det IKKE integration. Det er manuel kopiering af data fra ét system til et andet – eller med et fint ord – manuel synkronisering af data mellem systemer.
Og hvis synkroniseringen kan automatiseres, så husk at spørge om det er i realtid. Der er nemlig desværre mange timeregistreringsystemer, der har forsinkelse på og så ender du alligevel med at kigge på ukomplette data.
Så to spørgsmål til dig, som du kan stille potentielle leverandører:
- Hvordan er jeres integration med vores ERP-System?
- Synkroniseres data i realtid mellem vores ERP-system og jeres produkt?
Det vi hos IT-Effect tilbyder når vi siger integration, det er at brugerne via Timeregistrering er direkte koblet op på Business Central. Alt foregår i realtid. Lukker du en sag i Business Central, så er den lukket i Timeregistrering. Opretter du en ny sag i Business Central, så kan du se den i Timeregistrering med det samme. Hos IT-Effect er integration i realtid tænkt ind fra starten. Og da vi selv har lavet den, har vi en dyb indsigt i hvordan vi kan justere for at understøtte netop dine forretningsgange.
Men du skal ikke tage vores ord for det. Se selv, hvordan timeregistreringen virker på et demo-møde.